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金蝶专业版产品入库的成本,金蝶专业版采购入库操作指南

互联网 2020-09-22 00:01:39

金蝶专业版采购入库操作指南

采购入库单,是确认货物入库的书面证明。采购入库单是体现库存业务的重要单据,它不仅表现了货物转移、同时也是所有权实际转移的重要标志。财务人员根据采购入库单进行记账、核算成本; 在金蝶KIS专业版业务系统中,采购入库单确认后,需要继续处理采购发票与采购入库单的勾稽、或采购入库单的暂估、自动生成记账凭证、原材料成本的核算,从而为正确进行成本核算和结账打下基础。

采购入库

采购入库单是库存类单据,在专业版中将采购入库单归入采购模块中,是考虑到采购系统的独立性,订单、采购、收货等阶段是一个紧密联系不可分割的整体。一般来说,采购入库单可以通过手工录入、订单关联和采购发票关联等多途径生成。

我们先来说一下采购入库单同系统中的单据可能有的关联关系及如何查询这些关联关系,因为采购入库单是体现库存业务的重要单据。

首先说一下采购入库单的引用和被引用关系:

采购入库单可以引用采购订单和采购发票生成采购入库单;采购入库单可以下推生成采购发票、红字采购入库单,采购入库单可以被出库单、领料单引用,采购入库单可以生成记账凭证,

接下来说一下,采购入库单同其他单的核销钩稽关系:

采购入库单如果引用订单生成,那入库单的物料数量会回填采购订单的入库数量;采购入库单可以实现自单的拆分、合并;采购入库单可以同发票进行钩稽;采购入库单可以实现同红字采购入库单的对等核销;

1、采购入库制单指南

通过主界面→采购管理→采购入库单,打开采购入库单编辑界面,在这里主要用于制作新的采购入库单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过采购入库单序时簿进行操作,下一节会做具体讲解,采购入库单上包含的业务和管理信息非常多,单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息,如单据编码、单据日期等;单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息,如每条物料数量、每条物料价格等等。

有关单据的基本操作方法请您查看软件中帮助功能《编制单据的通用说明》一节,此处不再赘述(下同)。需要特别说明的内容如下:

l收料仓库:专业版单据均实现了表体仓库,收料仓库能显示和录入所有仓库(被禁用仓除外),但不能全部录入虚仓,表体必须有一个仓库为实仓。且收料仓库为必录项。录入物料代码后系统会根据规则取一个默认仓库,用户也可以手工修改。

l应收数量:即当前所关联单据传递过来的、按所选单位计量的数量,用户不能设置。 取得方法是:如果该张单据是通过关联采购订单生成的,则数量是自动关联订单上相关物料数量扣除了其他的收料通知单、采购入库单等单据的关联数量之后的数量,用户不能修改。如果红字采购入库单通过关联蓝字采购入库单生成的,则数量是自动关联源单据上相关物料数量扣除之前红字入库单关联数量之后的剩余数量,用户不能修改。如果该张单据是手工、或关联发票生成的,则该字段为空白。

l实收数量:即指实际收到的数量,如果该张单据是手工生成的,则该字段为空白,由用户根据实际入库数量录入。如果该张单据是通过关联采购订单或蓝字采购入库单生成的,则数量与“应收数量”一致,用户根据实际入库数量调整。如果该张单据是通过关联发票生成的,则数量是自动关联源单据相关物料数量,用户根据实际入库数量调整。

l开票数量:即为出库单关联生成发票的数量,采用常用计量单位和基本计量单位表示。

l批号:对于批次管理的物料而言,出入库单是批号管理的主要单据,在物料选用批次管理的核算方法后,在采购入库单中可以输入批号也可自动生成批号,如果物料不是采用批次管理的核算方法,这个项目不能录入。如果红字采购入库单是通过关联蓝字采购入库单生成的,则批号取自所选的源单据的批号信息,用户可以修改。注:专业版对物料采用批号管理,也就是说允许同一物料两次入库采用同一批号,因此在采购入库时,可以通过调用F7查看已有批号并选择。

l保质期:即具体确定的保质期限,系统将物料属性中的保质期自动带入,用户也可以修改。 不进行保质期管理的物料该字段不能录入。

l有效期至:系统默认按照“有效期至=生产/采购日期+保质期”公式进行计算;可以手工录入,手工录入时更改有效期至需要重算生产/采购日期,更改保质期和生产/采购日期重算有效期至;

2、关联操作介绍

单据的关联生成:

新增采购入库单时,可以直接通过导航中点击〖采购入库单〗,选择工具栏的【新增】打开空白的采购入库单编辑界面。系统还可以通过引用源单制作采购入库单,有两种引用形式:1、通过引用采购发票制作采购入库单,2、通过引用采购订单制作采购入库单,在流程导航中所有单据新增,只能实现单据的上拉式关联,即在目标单据上,显示选中选择源单类型和选单号,供用户选择相关的源单据来生成该目标单据。 通过引用生成的单据,都可以通过采购入库单序时簿对单据的引用关系进行查询,具体可打开采购入库单序时簿通过工具栏上的上查下查实现。

采购入库单关联采购订单生成,采购入库单更新库存后,会将入库数量反写回采购订单的入库数量;

3、红蓝单介绍:

如果要编制红字采购入库单,通过单击工具栏上的【红字】或选择〖编辑〗→〖红字单据〗,此时单据体中所有信息均以红色显示。

蓝字采购入库单可以通过关联采购订单和采购发票生成,红字采购入库单可以通过关联蓝字采购入库单、红字采购发票生成,将相关单据作为源单据,根据用户选择的源单据自动生成红字采购入库单, 其中能够被引用的采购订单、蓝字采购入库单、采购发票等必须是已审核、尚未关联完毕的单据;其他操作与手工新增一致。

红字采购入库单关联原蓝字入库单生成:如果原采购入库单上查存在关联订单,则在保存时反写采购入库单的选单数量,更新库存时反写订单的入库数量;如果原采购入库单不关联订单,则在保存时反写原采购入库单的关联数量。

4、采购入库单序时簿

采购入库单序时簿是以列表的形式显示所有采购入库单的账簿,单击〖采购入库单序时簿〗,即进入“过滤”界面,用户可以按照单据信息、单据期间、单据审核与否、单据是否关闭等过滤选项搭配定义,快速找到需要的入库单类型,形成自己的查找习惯,并可勾选界面左下角的〖下次直接以该方案进入序时簿〗,保存作为自己的过滤方案。则下次再次进入该序时簿时,直接按照设定的过滤方案输出结果,不再弹出过滤界面。关于过滤条件的介绍和过滤方案的使用技巧,可参照序时簿查询操作说明。

采购入库单序时簿的作用,不仅仅在于把入库单以列表形式显示并过滤查找,还在于实现在入库单编辑界面中不能完成的的批量处理功能和管理功能,比如批量复制、核销等。批量复制请参照单据操作的通用说明。

5、查询钩稽单据

在采购入库单和采购发票的单据序时簿界面提供了发票与采购入库单之间的钩稽关系查询功能,使采购发票能关联查询相钩稽的采购入库单;同时采购入库单也能显示相钩稽的采购发票。

采购发票与采购入库单、销售发票与销售出库单之间的关系非常紧密,它们之间的钩稽不仅是确定收入与成本的关系,更是业务流动和资金流动的连结纽带;此外,还有发票与发票、出入库单与出入库单之间的对等核销,也是钩稽的一种。 所以详细查询钩稽关系的功能是非常必要和及时的。

该功能的实现很简单,即在当前单据序时簿界面,选中一张已钩稽单据,使用【钩稽】、或选择〖查看〗→〖查看钩稽单据〗,即可调出“单据连查”界面,上面包括与当前单据相互钩稽的所有单据。 如果由于该单据没有相关钩稽单据,系统会给予提示。

6、查询记账凭证

金蝶KIS专业版业务系统能够针对核算单据查询其关联生成的记账凭证;同样能够从记账凭证查询其原始凭证。

在当前采购入库单序时簿界面中,选中一张采购入库单,单击工具条上【凭证】或选择〖查看〗→〖查看凭证〗,如果该采购入库单已生成记账凭证,系统就会调出该凭证,供用户查询;如果该采购入库单不存在凭证,系统就会给出不存在的提示。

7、采购入库单拆分与合并

采购业务中常常会有这种情况存在,采购入库单同采购发票未能在同一个期间完全钩稽,造成部分成本需要暂估处理这种情况,因此,系统提供采购入库单的拆分和合并处理,通过对采购入库单的拆分,可以将已开发票和未开票的部分形成两张单据,或者说将需要在本期钩稽的部分拆分出来,从而解决了一张前期暂估入库单部分到货后不能及时钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题。同样,拆分可以实现采购入库单部分钩稽、部分核销这种特殊业务的处理。

先了解下拆单、合并操作的采购入库单必须满足的条件:

1. 进行拆分的采购入库单必须是已审核单据;

2. 进行拆分的采购入库单必须是尚未核销单据,包括与发票核销、与另一张业务信息相同、数据相反的采购入库单对等核销;

3. 进行合并的采购入库单必须是以前被拆分的子单;

4. 进行合并的采购入库单必须是尚未核销单据,包括与发票核销、与另一张业务信息相同、数据相反的采购入库单对等核销;

5. 进行合并的采购入库单必须是未记账单据。

对采购入库单进行拆分后,对今后的操作会有部分影响,内容如下,在对其进行拆分前需先了解:

1. 已拆分的采购入库单不能反审核;

2. 已拆分出子单的母单还可以再执行拆分操作;

3. 已拆分出的子单不能执行拆分操作。

下面我们来介绍拆单的具体操作:

系统可以将一张采购入库单拆分为两张采购入库单,在采购入库单序时簿中,使用鼠标选中一张符合条件的采购入库单,选择〖操作〗→〖拆分单据〗,系统将调出该张入库单的界面。 单据的、等大部分字段均处于不可编辑状态,只增加了一列为可编辑状态,用户在该字段上直接录入按当前计量单位计算的拆分数量,操作完毕使用【保存】保存拆单结果,然后退出。

一张采购入库单分拆成的两张单据的单据头除单据号码外完全相同,拆分后,被拆分的单据减去拆分部分称为母单,单据号码不变,可继续拆分,拆分出的数量形成的单据称为子单,不能再拆分,在原单据号后加A标记,母单继续拆分后,子单编号加B、C,如此类推。单据体中除数量、金额可能变动外,其他如计量单位、单价等均不变。

了解拆单的操作方式后我们再说一下合并的具体操作:

系统提供将一张采购入库单拆分,也提供将已拆分的采购入库单(子单)合并到母单的功能。分拆后的入库单可合并还原,但需要一张子单与一张母单逐张合并。在采购入库单序时簿界面中,使用鼠标选中一张以前从母单拆分出的采购入库单,选择〖编辑〗→〖合并单据〗,该张单据即合并到母单中,系统提示操作成功。

日期:2020.8.11

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